Registro de la jornada laboral

Sistemas de control de accesos para el registro de la jornada laboral

Introducción

Para ser justos, los dos primeros apartados de nuestro post sobre el registro de la jornada laboral son bastante pesados. Puedes saltártelos si no quieres empaparte de la jerga legal. Basta con saber que, a partir del 12 de Mayo de 2019 es obligatorio el registro de la jornada de todos los trabajadores de una empresa. Independientemente de su tipo de contrato de trabajo.

Si quieres enterarte bien de los detalles de la ley, y de tus obligaciones concretas, así como del régimen sancionador al que te enfrentarías, continúa leyendo…

Nuevas disposiciones legales

Recientemente se ha publicado el Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes y protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Dentro del mismo, en su artículo 10, se incluye una modificación del Estatuto de los trabajadores en su artículo 34. Esto implica la extensión de la obligación del registro de la jornada laboral. Esto ya existía para los trabajadores a tiempo parcial, y ahora aplica a todo tipo de trabajadores. La modificación incluye un punto 9 en dicho artículo, que dice así:

“9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

Puede haber mas condiciones en el futuro

Tarjeta control de accesos

No olvidemos que este RD se reserva el derecho a ampliar, modificar o especificar de manera más concreta, nuevas condiciones sobre el registro de la jornada laboral, ya que ha modificado el punto 7 del artículo 34:

7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

Régimen sancionador

Se ha modificado el régimen sancionador actual para incluir este nuevo caso. Se incluye el “registro de la jornada”  como posible infracción grave en materia laboral. Esta infracción podrá tener una cuantía de entre aproximadamente 600€ y 6300€ en función de la gravedad de los hechos.

Se modifica el apartado 5 del artículo 7 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que queda redactado en los siguientes términos:

5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.

Bien, después de toda la jerga legal, veamos qué podemos hacer para cumplir la norma y evitar las sanciones.

Como empresario, ¿En qué me afecta?

Si ya tenías un control de acceso para registrar la jornada de tus trabajadores, tendrás que verificar su almacenamiento y duración. Debes poder recuperarla y entregarla a trabajadores, representantes legales o inspectores correspondientes, si así lo requieren. Te podrán pedir un histórico de hasta 4 años de antigüedad.

La realidad es que el RD no especifica cómo tienes que hacer el registro de la jornada. Se podría cumplir con la norma, con un bolígrafo y un papel, anotando entradas y salidas de tus empleados (aunque sea poco aconsejable).

El punto 7 del artículo 34 podría estar pensado para, en un futuro, especificar que el registro de la jornada se haga obligatoriamente  por medio automáticos o sistemas informáticos. La inspección de Trabajo y Seguridad Social ya se ha manifestado en otras ocasiones sobre este tema. Manifiestan su preferencia por otros sistemas diferentes al registro en papel, ya que son menos susceptibles de manipulación.

Si no tenías un sistema de control de accesos para tus trabajadores, puede ser un buen momento para pensar en instalarlo. Esta nueva norma entra en vigor el 12 de mayo de 2019, según la disposición final sexta del RD. A partir de esa fecha te pueden aplicar el nuevo régimen sancionador, que también queda determinado en el artículo 11 del RD.

¿Qué es un control de accesos?

Acceso biométrico

Los controles de accesos permiten gestionar la entrada y salida de los empleados. Todas estas entradas y salidas quedaran registradas, por alguno de los medios que explicaremos más adelante.

Dependiendo del sistema podremos tener incluso la posibilidad de configurar avisos para impedir ciertas entradas. Todo queda almacenado para su comprobación. Hay varios métodos de identificación, pero los más habituales son:

Teclado / Tarjeta

Cuya identificación se realiza a través de un código numérico. Dicho código será distinto para cada usuario.

Proximidad

Esta identificación se lleva a cabo por medio de una tarjeta o llavero que trasmite por radiofrecuencia. Las tarjetas no llevan pilas, por lo que no requieren un mantenimiento y tienen un coste muy bajo.

Radiofrecuencia

Se hace con un mando a distancia que trasmite el código al pulsar el botón. Son sistemas precisos y cómodos, pero con un coste superior a otras opciones.

Bluetooth

A través del uso del teléfono o bien al aproximarse al acceso o pulsando una tecla.

Huella

Esta identificación se hace mediante la huella dactilar del usuario. Es el sistema más veraz para identificar al trabajador.

¿Cómo funciona un control de accesos?

En primer lugar, el usuario debe validar su identidad. Puede ser a través de sensores biométricos, tarjetas RFID, huellas dactilares, contraseñas u otros métodos.

Todos los sistemas modernos disponen de una pantalla.  En ella se muestras los mensajes de comunicación con el usuario, para validar o rechazar su identificación.

Previamente, es necesario haber cargado la base de datos de empleados, con sus códigos de acceso o sus huellas dactilares. No es extraño encontrar en el mercado sistemas con alta capacidad de almacenamiento. Por ejemplo para 1000 huellas o tarjetas, así como para almacenar hasta 200.000 eventos (mayormente registros de entrada o salida de los empleados).

Disponen de controladoras integradas para conectarse a una puerta o timbre y autorizar o denegar la entrada. Así como varios métodos de conexión para extraer la información. Entre ellos estaría el cable de red conectado a un ordenados, un USB para descargar los datos, o incluso otros puertos de salida (RS232 y RS485).

Los fabricantes disponen de software, que una vez instalado en un pc, accederá al sistema de control de accesos. De esta manera se podrá controlar su configuración, funcionamiento, y extraer todos los datos necesarios.

Un excelente complemento para el sistema de control de accesos, es la incorporación de una cámara de videovigilancia. Ésta verificará el uso del sistema por los empleados. De esta manera se podrán tener almacenadas en vídeo todos los registros de jornada o intervenciones en el sistema. Esto evita algunas prácticas incorrectas, como es el fichar por el compañero.

Segurmail te puede ayudar…

Desde Segurmail podemos ayudarte con todo el proceso de instalación del sistema y las cámaras de videovigilancia. Dependiendo de las necesidades de nuestros clientes, dejar todo el sistema preparado suele ser una mañana o tarde completas. Disponemos de todas las facilidades para que puedas cumplir esta nueva normativa. Puedes utilizar nuestra financiación, o el renting tecnológico disponible.

Esperamos haberte ayudado a entender el Real Decreto 8/2019. Sus nuevos requisitos y cómo cumplirlos a través de los sistemas de control de accesos. Para cualquier consulta, puedes dejar tu comentario, o preguntarnos directamente (teléfono o mail, lo que prefieras).

4 thoughts on “Sistemas de control de accesos para el registro de la jornada laboral

  1. Me interesa para mi negocio, tenéis alguna oferta de financiación,cuántos empleados puedo controlar.
    Cuánto tiempo tardaríais en instalarmelo.

    1. Buenos días Ana.
      Gracias por tu comentario. Tenemos financiación a medida para cualquier coste de proyecto. La mayoría de los sistemas ofrecen capacidad de sobra para gestionar a todos los empleados. En nuestro caso, evaluamos a cada cliente para ofrecerle el dispositivo más adecuado a sus necesidades. Nuestros productos pueden gestionar desde 500 o 1000 huellas / tarjetas, hasta 5000 sin ningún problema.
      La instalación se puede hacer en unas 2-3 horas, dependiendo de a que accesos (puertas, sirenas, etc.) quieras conectarlo. La configuración también puede ser rápida, pero depende de que nos proporciones el listado de empleados, para incorporarlo al sistema. Si tienes cualquier duda, llama al 635.78.59.85, y mantenemos una conversación más calmada sobre tus necesidades.
      Saludos

  2. Me he informado con mi gestor y lo tengo que poner porque tengo 8 empleados y me interesa pues no tengo tiempo para apuntarlo manualmente.
    Con este control lo puedo descargar en mi ordenador solo?,lo puedo descargar en un usb?.Cuanto cuesta?

    1. Buenas tardes Lucia,
      Cualquiera de los productos que instalamos satisface el número de empleados que indica. Dentro de la instalación del sistema le incluimos el software y su configuración en el ordenador que usted nos indique. Preferentemente uno que pueda estar conectado al dispositivo de control de accesos, para que la transmisión de información sea inmediata. De esta manera podrás consultar todos los datos del registro de entrada y salida de tus empleados en cualquier momento. En el caso que no necesites que esté conectado a un pc, puedes descargar con un lápiz de memoria todos los registro y almacenarlos o imprimirlos para guardarlos en carpetas. Así estarán disponibles para todos aquellos que por ley puedan solicitarlos.
      Para conocer el precio, mejor se pondrá en contacto con usted alguno de nuestros comerciales, que le hará alguna pregunta más acerca de los requisitos del sistema y podrá proponerle la mejor oferta.
      Gracias por dejarnos su mail. Nuestra área comercial se pondrá en contacto usted a la mayor brevedad posible.
      Saludos

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